От Excel и бумажек к единой системе бизнес-процессов, CRM, BI и сервисного учёта
Что не работало до внедрения
Цель проекта
- Нет цифровой базы, всё в папках
- Клиенты, квартиры, платежи — не связаны между собой
- Координаторы, бухгалтерия, сервис — работают вручную
- Неясно, где свободно, где идёт ремонт
- Данные по собственникам собирались вручную
- Работа в Excel - Уязвимо, медленно, сложно масштабировать
Что просил заказчик?
«Создайте единый портал, где будет учёт объектов, арендаторов, сотрудников, сервисных заявок и отчетность для всех участников бизнеса — с интеграцией в 1С и BI».
Как мы решали задачу
- шаг за шагом
- шаг за шагом
Шаг 1
Настройка CRM и базы объектов
- Базовая воронка для договорного отдела
- База квартир, сервисные работы, парковки
- IP-телефония связана с карточкой клиента
Результат
Цифровое отображение всех процессов от первого звонка до оплаты.
Шаг 2
Создание базы квартир и статусов
- Готова к аренде
- В процессе подтверждения
- Сдана в аренду
- Недоступна, выполняются работы
Также добавлено:
- Комплектация квартир
- Привязка имущества к договорам
- История по каждому объекту
Результат
Полный учёт по каждому объекту и инвентаризация без лишних таблиц
Шаг 3
Сервисная и операционная инфраструктура
Организация работы отделов:
- Договорной отдел: лиды, показы, оплата, сканы, отправка в 1С
- Сервисный отдел: заявки, выезды, закрытие обращений
- Координационный отдел: направление персонала, коммуникация
- Бухгалтерия: автоматизированный учёт платежей, ЭДО
- Отдел кадров: движение сотрудников, смены
- Мессенджеры и звонки: интеграция в CRM
Результат
Построена сквозная логика работы всех департаментов — всё в одном окне
Шаг 4
BI-отчётность и аналитика
Инструменты:
- BI-конфигуратор по запросу собственников
- Интерактивные карты по объектам
- Отчеты по участникам бизнеса (два учредителя)
- Отслеживание должников и просрочек
Результат
Управление стало прозрачным и предсказуемым, доступ к аналитике — в два клика
Итоги проекта
>500 объектов, каждый — с историей
Полный переход на облачную платформу
Телефония, мессенджеры, ЭДО — в одном окне
Заявки обрабатываются на 50% быстрее
Учредители и директора видят всю аналитику
Система готова к запуску офисов в других регионах
Стек технологий проекта
Пора создать платформу, которая работает вместо вас.